ALGEMENE VOORWAARDEN VRIJETIJDS-ACTIVITEITEN EN IBO PETER PAN AS

I. ALGEMENE BEPALINGEN

Het organiserend bestuur is het gemeentebestuur van As, Dorpsstraat 1 bus 1 te As. De vrijetijdsactiviteiten worden georganiseerd door de gemeentelijke jeugd- en sportdienst. De buitenschoolse kinderopvang wordt georganiseerd door het IBO Peter Pan.

Sportdienst	Jeugddienst	IBO Peter Pan
Schuttenbergstraat 2 bus 1	Dorpsstraat 1 bus 1	Bevrijdingslaan 88
3665 As	3665 As	3665 As
T| 089 39 10 60	T| 089 39 10 08	T| 089 39 10 90
sport@as.be	jeugd@as.be	E| peterpan@as.be

Het reglement is van toepassing op alle activiteiten die georganiseerd worden door de gemeentelijke vrijetijdsdienst en het IBO Peter Pan.

Het reglement is van toepassing op iedere deelnemer en op iedere ouder die zijn/haar kind inschrijft voor deelname aan één van deze gemeentelijke initiatieven.

II. TOELATINGSVOORWAARDEN

• Leeftijd
• Jeugd- en sportdienst

Voor de jeugd- en sportdienst is de leeftijd afhankelijk van de aangeboden activiteit.

• IBO Peter Pan
  

Voor alle kinderen van het kleuter- en lager onderwijs.

• Uitsluitingen

Kinderen met koorts of een besmettelijke ziekte mogen niet deelnemen aan de activiteiten.
De gemeentelijke dienst kan in samenspraak met het bestuur ten allen tijde kinderen de toegang tot een activiteit of opvangmoment weigeren, indien blijkt dat dit kind herhaaldelijk de normale werking verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere kinderen en/of animatoren/monitoren. Dit na overleg met het betrokken kind en diens ouders of voogd.
Ook in geval er sprake is van wanbetaling, kan de betrokken dienst in samenspraak met het bestuur, de toegang tot latere gemeentelijke initiatieven weigeren.

III. TARIEVEN

• Jeugd- en sportdienst

Voor de activiteiten van de jeugd- en sportdienst is het tarief afhankelijk van de aangeboden activiteit. De prijs per activiteit is steeds terug te vinden op het promotiemateriaal.

In deze prijs is inbegrepen: begeleiding, verzekering, busvervoer naar en inkomgeld van het zwembad of bowling, sport-, spel- en crea-activiteiten.

• IBO Peter Pan

Je kan de tarieven van de kinderopvang vinden in bijlage 1 van het huishoudelijk reglement.

IV. INSCHRIJVEN / UITSCHRIJVEN / BETALEN

• Registratie

Voor de kinderen die willen deelnemen aan één van de vrijetijdsactiviteiten of gebruik willen maken van het IBO Peter Pan, dient er éénmalig een gezinsaccount aangemaakt te worden. Dit gebeurt bij voorkeur via de gemeentelijke website. Het gezinsaccount kan ook worden aangemaakt bij de betrokken diensten. Jaarlijks dient er voor elk kind een ingevulde medische fiche bezorgd te worden aan de betrokken diensten.
Het gezinsaccount wordt door de ouders zo correct mogelijk ingevuld en aangepast indien de gegevens van het gezin veranderen.

• Kindfiche

 

Bij de aanmaak van een gezinsaccount moet je voor elk kind (dat wil deelnemen aan 1 van de gemeentelijke initiatieven) enkele vragen beantwoorden. Indien de situatie van jouw kind tijdens het jaar zou wijzigen, dan dient dit doorgegeven te worden aan de betrokken diensten of kan je dat aanpassen in jouw gezinsaccount.

Deze informatie kan bekeken worden door de vrijetijdsdiensten en de Kinderopvang IBO Peter Pan en is vertrouwelijk. Indien bepaalde informatie niet gezien mag worden door een bepaalde dienst, dan kan je dat nog als extra informatie persoonlijk melden via de bovenstaande gegevens.

• Inschrijven

Vooraf inschrijven kan online via de inschrijvingsmodule op de gemeentelijke website nadat een gezinsaccount aangemaakt werd. De inschrijvingen kunnen ook gebeuren bij de betrokken diensten.
Indien de opvangcapaciteit bij IBO Peter Pan bereikt is, wordt er gewerkt met een wachtlijst en een voorrangsbeleid. Je kan dit terugvinden in het huishoudelijk reglement.

• Betalen

• Jeugd- en sportdienst

Indien de inschrijving online gebeurt via de gemeentelijke website dient er online betaald te worden via een beveiligde website.

Indien de inschrijving via de betrokken dienst verloopt, dient er cash betaald te worden op het moment van de inschrijving.

• IBO Peter Pan
  

Maandelijks zal er een factuur opgemaakt worden. Als de factuur beschikbaar is krijg je als ouder hier een e-mail van en kan je deze factuur raadplegen in jouw gezinsaccount.

• Uitschrijven

• Jeugd- en sportdienst

Indien jouw kind ziek is vragen we de voorlegging van een geldig doktersattest. Dit attest kan tot twee weken na het einde van de betreffende vakantiewerking binnen gebracht worden op de betrokken vrijetijdsdienst.

In geval van ziekte met een geldig doktersattest wordt een administratieve kost afgehouden van 10 % van het betaalde bedrag.

In geval van overmacht (overlijden naaste, enz.) wordt een administratieve kost afgehouden van 10 % van het betaalde bedrag.

Indien je wenst uit te schrijven voor één van de activiteiten, dan kan dit tot twee weken voor de start van de activiteit. In dit geval wordt er ook weer 10 % administratieve kosten afgehouden van het betaalde bedrag van de geannuleerde activiteit.

In alle andere gevallen wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald, doch moet je de organiserende dienst verwittigen bij afwezigheid.

• IBO Peter Pan
  

Afspraken met betrekking van het opvangplan en het naleven hiervan kan je terugvinden in het huishoudelijk reglement, puntje 4.2.

V. ACTIVITEITEN

• Verzekering

Voor alle kinderen die deelnemen aan de activiteiten van de jeugddienst wordt een verzekering afgesloten bij Ethias.

Voor deelnemers van de activiteiten van de sportdienst wordt een verzekering afgesloten via het Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid, waarvan de gemeente lid is.

Kinderen, ingeschreven bij de kinderopvang Peter Pan zijn verzekerd tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Meer uitleg hierover vind je in het Huishoudelijk reglement.

Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van goederen.

• Spel- en sportregels

• Kledij

Kinderen spelen en bewegen makkelijker in losse kledij dat tegen een stootje kan en aangepast is aan de weersomstandigheden van het ogenblik.

De naam van het kind is gemarkeerd in de kledingstukken en de rugzak. Zo kunnen deze, in geval van verlies, sneller worden opgespoord.

Verloren voorwerpen kunnen steeds worden opgevraagd bij de organiserende dienst. Na 1 maand worden de verloren voorwerpen eigendom van de gemeente.

• Kostbaar en persoonlijk materiaal

Kinderen brengen geen speelgoed, waardevol materiaal (gsm, I-pod...) of geld mee.
We tolereren geen gsm-gebruik. Het toestel kan stuk of verloren gaan en is tevens niet verzekerd door de organisatie. Voor bepaalde uitstappen kan er beperkt zakgeld meegenomen worden.

• Eten / Drinken

Kinderen brengen zelf een lunchpakket en drankjes mee tenzij anders vermeld op het promotiemateriaal. Houd er rekening mee dat kinderen soms extra fysieke inspanningen leveren tijdens de vakantie-initiatieven, genoeg drankjes en extra boterhammen is dus vaak aangewezen.

Tijdens het schooljaar en in de vakanties voorziet de kinderopvang een vieruurtje en soep.

• Gebruik van gebouwen / materialen / toestellen

De deelnemers mogen volgens gemaakte afspraken de gebouwen, terreinen, toestellen en materialen gebruiken voor de activiteiten.

Alle richtlijnen van de begeleiders, de animatoren/monitoren en ander aangesteld personeel van de gemeentelijke initiatieven dienen te worden gevolgd.

In geval van schade, dient de betrokkene steeds de hoofdverantwoordelijke op de hoogte te brengen.

VI PRIVACY

De persoonsgegevens voor de vrijetijdsdienst en het IBO Peter Pan van de gemeente As worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens). Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mail adressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de activiteiten van de vrijetijdsdienst en het IBO Peter Pan.

Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan je online inschrijven, zowel op de activiteiten van de vrijetijdsdienst als voor de opvangmomenten van het IBO Peter Pan. Bij inschrijving voor vrijetijdsactiviteiten moet je onmiddellijk online betalen, en na betaling wordt er een inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven mailadres verzonden. Facturatie voor de opvang bij het IBO Peter Pan gebeurt achteraf.
Door in te loggen op jouw account kan je jouw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen.

Je hebt steeds een inzage- en correctierecht. Alle technische vragen of opmerkingen kan je steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België. Vragen met betrekking tot jouw account of activiteiten kan je stellen aan de desbetreffende diensten via bovenstaande gegevens.

VII MELDINGEN / OPMERKINGEN / KLACHTEN

Heb je iets te melden of heb je een opmerking dan kan dat in eerste instantie aan de hoofdverantwoordelijke van de activiteit. Dit kan via bovenstaande contactgegevens. Zij zullen vervolgens de opmerking of melding bekijken en eventuele acties ondernemen.

Een klacht is een manifeste schriftelijke uiting (brief, e-mail, fax,...) waarbij een ontevreden burger (natuurlijk of rechtspersoon) bij de gemeente klaagt over een door de gemeente al dan niet verrichte handeling of prestatie.

Een klacht gaat over een handeling of een prestatie die een ambtenaar of een politicus al dan niet doet of verkeerd doet.
Dat kan zijn:

• verstrekken van foute informatie,
• niet naleven van een afspraak,
• een onvriendelijke behandeling
• ...

In eerste instantie kan een persoon met een klacht terecht bij het diensthoofd van de betrokken dienst. Normaal kan die het snelst een oplossing bieden.

Vind je dat je onvoldoende bent geholpen of wil je daadwerkelijk een klacht neerleggen, dan kan je dit doen bij de klachtenbehandelaar zijnde de algemeen directeur, Wendy Peeters:
Dorpsstraat 1 bus 1, 3665 AS
T| 089 39 10 13
E| algemeendirecteur@as.be

Een klacht moet via klachtenformulier (op de gemeentelijke website) schriftelijk aan de algemeen directeur bezorgd worden.